Hoppa till innehållet
HyresvärdarLogga in

Integritetspolicy

Senast uppdaterad: 18 augusti 2026

Shace AB ("Shace", "vi", "oss", "vår") värnar om din integritet och behandlar dina personuppgifter i enlighet med EU:s allmänna dataskyddsförordning (GDPR) och tillämplig svensk lagstiftning.

Denna integritetspolicy beskriver hur vi samlar in, använder, lagrar och skyddar personuppgifter när du använder Shace: en matchningstjänst för kontor där hyresgäster beskriver det kontor de söker och Shace hittar, presenterar och kopplar ihop dem med matchande kontor och hyresvärdar.

1. Personuppgiftsansvarig och kontaktuppgifter

Shace AB

Shace AB är personuppgiftsansvarig för den behandling av personuppgifter som beskrivs i denna policy.

Om du har frågor om hur vi hanterar dina personuppgifter, eller vill utöva dina rättigheter enligt GDPR, är du välkommen att kontakta oss på [email protected].

2. Vilka uppgifter vi samlar in

Konto- och profiluppgifter: namn, e-postadress, språkinställning och den organisation du tillhör på Shace. Om du kontaktar oss via ett formulär, till exempel som hyresvärd, kan även telefonnummer samlas in om du anger det.

Kontorsförfrågningar: när du skickar in en kontorsförfrågan samlar vi in ditt namn, din e-postadress, ditt företags organisationsnummer och dina behov, till exempel läge, storlek, budget och inflyttningsdatum. Utifrån organisationsnumret hämtar vi företagsinformation (såsom registrerat företagsnamn) från offentliga register, till exempel Bolagsverket.

Hyresvärds- och annonsuppgifter: information som hyresvärdar lämnar om sig själva och sina lokaler, såsom annonsinnehåll, bilder och kontaktuppgifter. För kontor som marknadsförs publikt utanför Shace samlar vi in annonsinformation och kontaktuppgifter till hyresvärden eller dess ombud från offentligt tillgängliga källor, för att kunna matcha kontorsförfrågningar och informera om hyresgästintresse (se punkt 4).

Kommunikation: meddelanden du skickar via den inbyggda chatten, bokningar av visningar, e-postkorrespondens med Shace och supportärenden.

Avtalsuppgifter: hyresavtal som laddas upp i tjänsten kan innehålla personuppgifter såsom namn, kontaktuppgifter och signaturer. När ett avtal signeras elektroniskt behandlar vi och vår leverantör av e-signering de uppgifter som krävs för att genomföra och styrka signeringen.

Faktureringsuppgifter: kontakt- och faktureringsuppgifter för hyresvärdar, som används för fakturering av Shace förmedlingsavgift.

Tekniska uppgifter: IP-adress, webbläsar- och enhetsinformation samt information om hur du använder tjänsten. Se vår cookiepolicy för hur cookies används.

3. Hur vi använder dina uppgifter

Vi behandlar personuppgifter för att:

  • Tillhandahålla och administrera tjänsten: skapa och hantera konton och organisationer samt driva plattformen.
  • Matcha kontorsförfrågningar med kontor: analysera din kontorsförfrågan, matcha den mot tillgängliga kontor och presentera matchningarna för dig. Matchningen är AI-assisterad (se punkt 5).
  • Kontakta hyresvärdar: informera hyresvärdar, eller deras ombud, om att en hyresgäst är intresserad av deras lokaler och erbjuda dem att ansluta sig till Shace. Vid den första kontakten får hyresvärden begränsad information om hyresgästen; fullständiga kontaktuppgifter delas först när hyresvärden har accepterat och dialogen fortsätter på Shace.
  • Möjliggöra kontakt mellan hyresgäst och hyresvärd: tillhandahålla chatt och bokning av visningar mellan parterna.
  • Hantera avtal: behandla uppladdade hyresavtal, läsa ut och sammanfatta centrala villkor (AI-assisterat, se punkt 5) samt facilitera elektronisk signering.
  • Fakturera hyresvärdar: administrera Shace förmedlingsavgift.
  • Kommunicera med dig: skicka tjänstemejl och aviseringar, till exempel om matchningar, meddelanden, visningar och avtal, samt ge support.
  • Utveckla och förbättra tjänsten: analysera användning, upptäcka fel och förbättra funktioner. Analyscookies används endast med ditt samtycke. Vi loggar även vissa händelser på serversidan när du använder tjänsten, till exempel när en annons publiceras, med stöd av vårt berättigade intresse av att förstå och förbättra tjänsten; denna loggning använder inga cookies.
  • Marknadsföring: skicka nyhetsbrev eller liknande, endast med ditt samtycke.
  • Granska innehåll och motverka missbruk: granska annonser, chattmeddelanden och annat innehåll i tjänsten för att upptäcka bedrägerier, spam och försök att kringgå våra villkor. Granskningen är delvis AI-assisterad (se punkt 5); beslut om åtgärder, till exempel avstängning, fattas alltid av en människa.
  • Säkerhet och rättsliga skyldigheter: förebygga bedrägerier och missbruk samt uppfylla rättsliga krav, till exempel bokföringslagstiftning.

4. Uppgifter från andra källor än dig

Utöver de uppgifter du själv lämnar samlar vi in personuppgifter från:

  • Offentliga register: företagsinformation från till exempel Bolagsverket, utifrån det organisationsnummer du anger.
  • Offentligt tillgängliga källor: kontaktuppgifter till hyresvärdar och deras ombud från publika annonskanaler och webbplatser (se nedan).
  • Andra användare: till exempel när en hyresvärd laddar upp ett hyresavtal som innehåller uppgifter om hyresgästens företrädare, eller när en motpart nämner dig i chatten.

Så behandlar vi uppgifter från offentliga källor. För att kunna matcha kontorsförfrågningar mot hela det publikt tillgängliga utbudet samlar vi löpande in information om kontorslokaler som marknadsförs i publika annonskanaler och på webbplatser. Informationen kan innehålla personuppgifter i form av namn, e-postadress och telefonnummer till hyresvärdens kontaktperson eller ombud, så som de anges i den publika annonsen. Uppgifterna används för att matcha kontorsförfrågningar mot lokalerna och för att kontakta hyresvärden eller dess ombud när en hyresgäst är intresserad, med ett erbjudande om att ansluta sig till Shace. De delas inte med några andra mottagare än de tjänsteleverantörer som anges i punkt 7 och används aldrig för marknadsföring i övrigt. Behandlingen grundar sig på vårt och hyresgästernas berättigade intresse av att kunna presentera och etablera kontakt om lokaler som hyresvärden aktivt marknadsför. I det första meddelandet till en hyresvärd anger vi varifrån uppgifterna kommer och hänvisar till denna policy. Uppgifterna raderas eller anonymiseras när de inte längre behövs för dessa ändamål. Du kan när som helst invända mot behandlingen genom att kontakta [email protected]; då avslutar vi kontakten och tar bort dina kontaktuppgifter, om vi inte har en rättslig skyldighet att behålla dem.

5. AI-assisterad behandling

Delar av tjänsten är AI-assisterade. Så här använder vi AI, och detta skickas till respektive leverantör:

  • Matchning och presentation av kontor: uppgifterna i din kontorsförfrågan (till exempel läge, storlek, budget och inflyttningsdatum) och information om tillgängliga kontor (text samt annonsbilder och planritningar) behandlas av Google (Vertex AI) för att ta fram, rangordna och presentera matchningar.
  • Utläsning av avtalsvillkor: när ett hyresavtal laddas upp i tjänsten skickas dokumentet till Google (Vertex AI) för att läsa ut och sammanfatta centrala villkor, till exempel hyra och avtalstid. Hela dokumentet behandlas, och det kan innehålla fler uppgifter än de som läses ut, till exempel namn och kontaktuppgifter.
  • Översättning: annonstexter översätts av OpenAI.
  • Granskning av chattar: chattmeddelanden kan granskas AI-assisterat av OpenAI för att upptäcka spam, bedrägerier och försök att kringgå våra villkor.

Våra AI-leverantörer, Google och OpenAI, behandlar uppgifterna för vår räkning som personuppgiftsbiträden, enligt personuppgiftsbiträdesavtal. De får inte använda uppgifterna för egna ändamål, inklusive för att träna sina modeller, och de lagrar uppgifterna endast tillfälligt i den utsträckning som krävs för att leverera tjänsten till oss. Behandlingen kan innebära överföring utanför EU/EES, se punkt 8.

Matchningen innebär profilering i GDPR:s mening: uppgifterna i din kontorsförfrågan används för att ta fram förslag på kontor som kan passa dig. Logiken är att kriterierna i din förfrågan, till exempel läge, storlek och budget, jämförs med motsvarande uppgifter om tillgängliga kontor. Resultatet är förslag som du själv tar ställning till.

Beslut som har betydelse för dig, till exempel om en hyresvärd accepterar en förmedling, vilka åtgärder som vidtas efter en granskning eller vilket avtal som signeras, fattas alltid av människor. Vi fattar inga beslut baserade enbart på automatiserad behandling som har rättsliga eller liknande betydande följder för dig. Du kan alltid invända mot AI-assisterad behandling som grundar sig på berättigat intresse, eller begära att en människa granskar ett resultat, genom att kontakta [email protected].

6. Rättsliga grunder

Vi behandlar personuppgifter med stöd av följande rättsliga grunder enligt GDPR:

  • Avtal: för att tillhandahålla tjänsten till dig, till exempel hantering av ditt konto, din kontorsförfrågan, matchning, chatt, visningar och avtalssignering.
  • Berättigat intresse: till exempel för att kontakta hyresvärdar om hyresgästintresse, dela relevant information mellan hyresgäst och hyresvärd som en del av en förmedling, förbättra tjänsten och förebygga missbruk. Vi gör alltid en intresseavvägning mot dina rättigheter före sådan behandling.
  • Samtycke: till exempel för analyscookies och marknadsföring. Du kan när som helst återkalla ditt samtycke.
  • Rättslig förpliktelse: till exempel bokföringslagstiftning.

7. Vilka vi delar uppgifter med

Mellan hyresgäster och hyresvärdar: att dela uppgifter mellan parterna är kärnan i tjänsten. När du som hyresgäst markerar intresse för ett kontor delas uppgifter stegvis:

  • Vid den första kontakten får hyresvärden endast veta att ett företag söker kontor i det aktuella området samt ungefärlig önskad storlek. Inga namn, kontaktuppgifter eller budgetuppgifter delas i detta steg.
  • När hyresvärden har accepterat ser hyresvärden ditt företags namn och organisationsnummer samt behoven i din förfrågan, till exempel teamstorlek, önskad storlek, budget, inflyttningsdatum och avtalslängd, och parterna kan kommunicera via chatten i tjänsten.
  • Kontaktuppgifter till personer, till exempel ditt namn och din e-postadress som företrädare, delas genom den fortsatta dialogen och avtalsprocessen i tjänsten.

Hyresvärdar delar på motsvarande sätt annons- och kontaktinformation med hyresgäster.

Tjänsteleverantörer (personuppgiftsbiträden): vi använder noggrant utvalda leverantörer för drift och infrastruktur, databas- och fillagring, e-postutskick, elektronisk signering (Scrive), AI-behandling (se punkt 5) och produktanalys (PostHog, med servrar inom EU). De behandlar uppgifter för vår räkning och enligt våra instruktioner.

Myndigheter: endast när vi är rättsligt skyldiga att lämna ut uppgifter.

Vi säljer aldrig personuppgifter.

Shace och hyresvärden är var för sig personuppgiftsansvariga för sin egen behandling. Shace är personuppgiftsansvarigt för behandlingen i tjänsten, inklusive fram till dess att uppgifter delas med en hyresvärd. När Shace delar en hyresgästs personuppgifter med en hyresvärd blir hyresvärden personuppgiftsansvarig för sin fortsatta behandling av uppgifterna, till exempel i sin egen kunddialog och avtalshantering.

8. Överföring utanför EU/EES

Vår huvudsakliga behandling och lagring av personuppgifter sker inom EU/EES. Vissa av våra leverantörer är dock bolag i tredjeland, framför allt USA, eller kan behandla uppgifter utanför EU/EES. Det gäller bland annat våra AI-leverantörer Google och OpenAI (se punkt 5).

När personuppgifter överförs till ett land utanför EU/EES sker det endast om:

  • EU-kommissionen har bedömt att landet eller den mottagande organisationen har en adekvat skyddsnivå, till exempel genom EU-U.S. Data Privacy Framework, eller
  • vi använder EU:s standardavtalsklausuler (SCC), vid behov kompletterade med ytterligare skyddsåtgärder såsom kryptering och åtkomstbegränsningar.

Kontakta oss på [email protected] om du vill veta mer om vilka leverantörer som behandlar uppgifter utanför EU/EES och vilka skyddsåtgärder som används.

9. Lagringstider

Vi lagrar personuppgifter endast så länge det är nödvändigt för de ändamål som beskrivs i denna policy, eller så länge lagen kräver:

  • Kontouppgifter lagras så länge ditt konto är aktivt. Du kan när som helst begära att ditt konto och tillhörande personuppgifter raderas genom att kontakta oss på [email protected].
  • Kontorsförfrågningar och matchningar raderas eller anonymiseras när förfrågan har avslutats, det vill säga när den har lett till ett avtal eller inte längre är aktiv, och uppgifterna inte längre behövs för att följa upp den eller hantera ett rättsligt anspråk.
  • Chattmeddelanden och visningar raderas när parternas dialog har avslutats och de inte längre behöver sparas på grund av ett pågående avtal eller ett rättsligt anspråk.
  • Kontaktuppgifter från offentliga källor (se punkt 4) raderas om hyresvärden inte ansluter sig till Shace och kontakten har avslutats.
  • Signerade hyresavtal sparas så länge de behövs för att kunna styrka avtalet och hantera rättsliga anspråk, med hänsyn till tillämpliga preskriptionstider.
  • Fakturor och bokföringsunderlag sparas i sju (7) år enligt bokföringslagen.

När uppgifter inte längre behövs raderar eller anonymiserar vi dem. Vissa uppgifter kan behöva sparas även efter att ett konto har raderats, till exempel bokföringsunderlag, signerade avtal och uppgifter som behövs för att hantera ett rättsligt anspråk.

10. Säkerhet

Vi använder lämpliga tekniska och organisatoriska säkerhetsåtgärder, inklusive kryptering och åtkomstkontroller, för att skydda personuppgifter mot obehörig åtkomst, förlust eller förändring. Endast behörig personal på Shace har tillgång till personuppgifter, i den utsträckning det krävs för deras arbete.

11. Dina rättigheter

Enligt GDPR har du rätt till:

  • Tillgång: att få bekräftelse på om vi behandlar personuppgifter om dig, och en kopia av uppgifterna.
  • Rättelse: att få felaktiga eller ofullständiga uppgifter rättade.
  • Radering ("rätten att bli glömd"): att få dina personuppgifter raderade när de inte längre behövs eller behandlingen saknar rättslig grund.
  • Begränsning: att behandlingen av dina uppgifter tillfälligt begränsas.
  • Dataportabilitet: att få uppgifter du har lämnat i ett strukturerat, maskinläsbart format.
  • Invändning: att invända mot behandling som grundar sig på berättigat intresse.
  • Återkallat samtycke: att när som helst återkalla ett samtycke, utan att det påverkar lagligheten av behandling som skett före återkallandet.

För att utöva dina rättigheter, kontakta oss på [email protected].

Du har också rätt att lämna in ett klagomål till Integritetsskyddsmyndigheten (IMY, www.imy.se) om du anser att dina uppgifter behandlas felaktigt.

12. Cookies

Vi använder cookies och liknande tekniker för att tjänsten ska fungera och, med ditt samtycke, för att analysera hur den används. Läs mer i vår cookiepolicy.

13. Ändringar av denna policy

Vi kan komma att uppdatera denna integritetspolicy, till exempel när lagstiftning eller våra tjänster förändras. Den senaste versionen finns alltid på www.shace.se. Vid väsentliga ändringar informerar vi användare via e-post eller i tjänsten.

Vi reserverar oss för eventuella skrivfel. Om något i policyn framstår som otydligt eller felaktigt, kontakta oss så förtydligar vi och rättar vid behov.

14. Kontakt

Om du har frågor om denna integritetspolicy eller vår behandling av dina personuppgifter:

Shace AB